[ewafebri.com] |  Tips Meningkatkan Produktivitas Dengan Teknik Batching.

Pernah mendengar tentang teknik Batching ? Teknik Batching adalah sebuah metode produktivitas yang membantu kita untuk bisa efektif dan efisien dalam mengerjakan pekerjaan. Seperti apa sih tekniknya ? Dan bagaimana caranya ? yuk kita bahas.

Tips Meningkatkan Produktivitas Dengan Teknik Batching

Di era modern yang serba cepat dan penuh dengan gangguan, menjaga produktivitas sering kali menjadi tantangan tersendiri. Salah satu teknik yang efektif untuk meningkatkan produktivitas adalah batching. Teknik ini berfokus pada pengelompokan tugas-tugas serupa dan menyelesaikannya dalam satu sesi kerja. Dengan demikian, kita dapat mengurangi waktu yang terbuang karena perpindahan antar tugas dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Secara konsep teknik Batching ini sama seperti kita mengelola keuangan. Jadi kita yang memberikan tugas pada uang. Hanya dalam teknik batching kita memberikan tugas pada energi dan waktu yang kita miliki. Di dalam artikel ini, saya akan membahas tentang konsep batching, manfaatnya, dan bagaimana menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari.

Apa Itu Teknik Batching?

Batching adalah teknik manajemen waktu yang melibatkan pengelompokan tugas-tugas serupa dan menyelesaikannya dalam satu sesi. Misalnya, daripada memeriksa email sepanjang hari, Kita bisa menjadwalkan dua atau tiga sesi khusus dalam sehari hanya untuk menangani email. Dengan cara ini, Kita dapat meminimalisir gangguan dan transisi mental yang memakan waktu dan energi.

Jadi sesuai dengan namanya yakni batching atau menumpuk, artinya kita memberikan jadwal tertentu untuk pekerjaan yang serupa dalam satu waktu. Metode ini jika bisa diterapkan dalam bentuk hari, tidak hanya jam. Misalnya setiap Sabtu kita mengerjakan pekerjaan rumah, sementara hari Minggu kita manfaatkan untuk istirahat atau "me time" dengan mengisi kegiatan yang menyenangkan untuk kita.

Sejujurnya saya pribadi lebih suka mengerjakan segala pekerjaan berat di waktu pagi hari hingga jam 9 - 10 pagi. Setelahnya saya akan mengerjakan pekerjaan yang lebih ringan atau santai. Karena saya merasa, energi saya sangat besar di pagi hari jadi harus disalurkan pada pekerjaan yang membutuhkan tenaga lebih. Sementara pada siang hari, biasanya tenaga saya mulai melemah, sehingga saya hanya melakukan pekerjaan yang ringan dan mudah diselesaikan.

Manfaat Batching

Apa sih sebenarnya manfaat teknik Batching selain hemat waktu dan energi. Berikut ini beberapa poin manfaat yang bisa kita dapatkan dari metode pengelompokan ini.

• Mengurangi Waktu Perpindahan (Jeda Waktu Sia-Sia) >> Setiap kali kita berpindah dari satu tugas ke tugas lain, ada waktu dan energi yang terbuang untuk beralih fokus. Batching membantu mengurangi waktu perpindahan ini karena kita tetap fokus pada jenis tugas yang sama dalam satu periode waktu.
• Meningkatkan Fokus dan Konsentrasi >> Dengan mengelompokkan tugas serupa, kita dapat mempertahankan aliran kerja yang lebih baik dan meningkatkan konsentrasi. Ini memungkinkan kita untuk lebih dalam dan lebih detail dalam mengerjakan tugas-tugas tersebut.
• Menghemat Energi Mental >> Setiap kali kita berpindah tugas, otak kita membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri dengan jenis tugas yang berbeda. Batching membantu menghemat energi mental karena kita tetap fokus pada satu jenis tugas dalam waktu yang lebih lama.
• Meningkatkan Kualitas Pekerjaan >> Karena kita dapat fokus lebih baik dan menghemat energi mental, kualitas pekerjaan yang dihasilkan cenderung lebih tinggi. Kesalahan dapat diminimalisir karena kita tidak terganggu oleh banyaknya perpindahan tugas.

Cara Menerapkan Teknik Batching

Menurut saya sih, sebenarnya kita juga sering menerapkan teknik ini, namun secara tidak sadar atau karena memang belum mengetahui istilahnya saja. Nah karena sekarang ada ilmunya, jadi gak ada salahnya untuk memperteguh apa yang sudah kita kerjakan sebelumnya. Pun buat yang belum pernah mencoba teknik serupa, semoga tahapan berikut ini bisa memudahkan teman-teman untuk menggunakannya.

1. Identifikasi Tugas Serupa.

Langkah pertama adalah mengidentifikasi tugas-tugas yang dapat dikelompokkan. Tugas-tugas ini biasanya memiliki karakteristik yang sama atau memerlukan jenis fokus yang sama. Contohnya termasuk memeriksa email, membuat draft konten, membuat video, mengedit konten, dan lain-lain.

2. Jadwalkan Waktu Khusus

Tentukan waktu khusus untuk jadwal sehingga kira bisa mengerjakan tugas-tugas yang sudah dikelompokkan. Misalnya, Kita bisa memeriksa email pada pukul 10 pagi dan 4 sore, serta menyusun laporan setiap hari Senin pagi. Atau bisa juga Minggu pertama di bulan tertentu, digunakan membuat draft konten untuk postingan bulan selanjutnya. Minggu kedua digunakan untuk mengedit dan membuat schedule post, dan seterusnya.

3. Gunakan Alat dan Aplikasi

Manfaatkan alat dan aplikasi yang dapat membantu Kita dalam proses batching. Aplikasi manajemen tugas seperti Trello atau Asana dapat membantu Kita mengatur dan menjadwalkan tugas-tugas tersebut. Saat ini saya juga menggunakan Focus To Do untuk produktivitas pomodoro dan merekam jam-produktivitas.

4. Hindari Multitasking

Fokuslah pada satu jenis tugas dalam satu waktu. Hindari godaan untuk multitasking karena ini dapat mengurangi efektivitas teknik batching. Misalnya saja, di Minggu pertama setiap bulan kita menjadwalkan untuk membuat draft konten (bisa ebook atau artikel), meski kita memiliki lebih dari satu proyek yang ingin di buat, tetapi selalu selesaikan terlebih dahulu satu proyek, kemudian lanjut ke yang lain.

Meski metode ini buat saya justru tidak 100 % berhasil. Hahaha.. Mengingat saya ini terkadang merasa bosan dengan satu pembahasan topik saja. Jadi setiap mengerjakan proyek akan selalu ada lebih dari satu yang dikerjakan. Meski begitu, saya tetap berusaha menetapkan deadline atau limit suatu project. Jadi mau tidak mau tetap harus selesai tepat waktu.

5. Evaluasi dan Sesuaikan

Dan, inilah pentingnya tahapan evaluasi dalam setiap pekerjaan dan proyek yang kita kerjakan. Dengan mengevaluasi, kita akan memperbaiki lagi kegagalan dari teknik sebelumnya, sehingga tidak akan terulang. Lakukanlah evaluasai ini secara berkala, apakah teknik yang kita terapkan efektif dan efisien ? atau justru sebaliknya. Dengan mendapatkan hasil evaluasi ini, kita bisa melanjutkan tahapan selanjutnya dan menemukan cara yang sesuai dengan ritme kerja kita. 

Jika tidak mencapai apa yang kita inginkan maka sesuaikan jadwal dan metode yang kita gunakan. Sehingga teknik ini bisa membantu kita lebih produktif, efektif dan efisien. Misalnya saja kita bisa mengubah waktunya atau jenis pekerjaannya. Misalnya saya membuat suatu batching pekerjaan yang saya sebut dengan morning routine di dalam Bullet Journal. Morning Routine ini meliputi :

• Beribadah subuh.
• Membeli sayur ke tukang sayur setelah berbadah pagi.
• Membuat kopi dan memasak + membersihkan dapur.

Ketiga pekerjaan di atas, adalah jenis pekerjaan yang hampir setiap hari saya lakukan. Sehingga saya mengelompokkannya dalam satu rapid logging yang saya beri nama Morning Routine. Baru kemudian mengerjakan tugas lain yang diprioritaskan hari itu. Misalnya :

• Setiap hari Senin hingga Rabu saya akan fokus belajar bahasa Jepang, karena tiga hari ini, saya memiliki kelas dalam bahasa Jepang. Jika tidak ada PR atau masih ada waktu luang lainnya, saya akan mengerjakan ebook atau artikel.
• Hari Kamis saya biasa gunakan untuk membuat draft tulisan, mengedit hingga membuat schedule post. Jika artikel di Blog aman, maka saya ganti dengan mengerjakan ebook.
• Setiap Jum'at saya memilih berkebun (bersih-bersih kebun atau menanam buah/pohon) Setelah itu mendengarkan kajian.
• Hari Sabtu saya gunakan untuk mengerjakan ebook/artikel jika ada. Mengedit naskah dan membuat review journaling.
• Hari Minggu, saya gunakan untuk olahraga jalan kaki, keluar rumah untuk bisa mendapatkan ide atau sekadar refreshing. Biasanya setelah itu saya akan mendapatkan banyak insight baru atau ide-ide yang bisa digunakan untuk menulis.

Jadwal yang saya buat ini juga sifatnya fleksibel ya ? Bisa berganti prioritas tergantung keadaan dan konteksnya. Misalnya ada tugas bahasa Jepang yang baru diberikan di hari Jum'at, tetapi harus dikumpulkan di hari Minggu, maka saya akan tetap mengerjakannya di hari Jum'at atau Sabtu atau Minggu sebelum deadlinenya.

Teknik Batching adalah sebuah cara yang membantu kita untuk meningkatkan produktivitas. Meski begitu, kita lah yang tetap memiliki tanggung jawab untuk mengelolanya. Biasanya jadwal yang saya susun, saya gunakan sebagai acuan untuk mengeksekusi suatu pekerjaan. Dengan memiliki acuan jadwal mingguan, saya bisa lebih fokus dan memahami apa saja yang harus saya selesaikan. Meski dalam prosesnya tetap harus fleksibel dan disesuaikan dengan konteks dan keadaannya.

Contoh Lain Teknik Batching

Selain praktik teknik batching yang saya berikan di atas, ada juga beberapa contoh lain yang bisa dilakukan dengan memanfaatkan konsep teknik Batching, misalnya.

• Batch Processing pada Pengolahan Data >> Ketika kita mengolah data yang besar dan beragam, kita bisa mengelompokkan tugas-tugas seperti ekstraksi, transformasi, dan pemuatan (ETL) menjadi sebuah batch. Misalnya, mengumpulkan data dari berbagai sumber, mengubah formatnya, dan memuatnya ke dalam database secara periodik. Hal ini juga bisa diterapkan saat kita membuat sebuah riset untuk topik tertentu. Dengan menggunakan batch processing, kita mengurangi overhead yang terjadi jika setiap tugas dijalankan secara terpisah.
• Batch Email Sending >> Saat mengirim email ke banyak penerima, kita dapat mengelompokkan email berdasarkan kriteria tertentu (misalnya, daftar pelanggan atau wilayah geografis). Kemudian, kita mengirim email dalam satu batch, mengurangi waktu dan sumber daya yang diperlukan. Sebagai Blogger, saya menggunakan teknik ini untuk membuat Newsletter yang saya buat secara otomatis di akhir bulan.
• Batch Printing >> Di lingkungan kantor, kita juga sering mencetak dokumen dalam jumlah besar. Dengan mengelompokkan dokumen yang akan dicetak dan menjalankan proses cetak secara batch, kita bisa menghemat waktu, serta mengurangi gangguan. Sehingga tidak ada yang terlewatkan.
• Batch Posting di Media Sosial >> Buat para influencer, content creature bahkan perusahaan juga sering menggunakan teknik batching untuk mengatur postingan di platform media sosial. Mereka mengumpulkan beberapa konten (gambar, teks, tautan) dan mengatur waktu posting secara otomatis. Atau membuat Schedule Post sehingga tetap bisa produktif mengerjakan yang lainnya.

Teknik Batching merupakan metode yang tidak hanya memperhatikan prioritas pekerjaan tetapi juga fokus pada pengelolaan waktu. Sehingga waktu dan energi yang kita gunakan tepat guna, efektif dan efisien. Selain itu, dengan mengelola waktu dan energi, kita akan terhindar dari burnout meski kita memiliki banyak aktivitas yang harus diselesaikan. Baiklah, semoga postingan kali ini bisa menjadi insirasi buat teman-teman yang ingin produktif tapi bingung mau menentukan waktunya seperti apa. Selamat beraktivitas. Semoga selalu produktif.