[ewafebri.com] | The Eisenhower Matrix: Alat Produktivitas Yang Efektif.

The Eisenhower Matrix atau juga dikenal sebagai Urgent-Important Matrix adalah alat produktivitas untuk manajemen tugas yang membantu Kita mengatur dan memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan penting tidaknya suatu pekerjaan. 

Dengan menggunakan matriks ini, Kita dapat membagi tugas-tugas Kita menjadi empat kotak berdasarkan apa yang akan Kita kerjakan terlebih dahulu, apa yang akan Kita jadwalkan untuk nanti, apa yang akan Kita delegasikan, dan apa yang akan Kita hapus.

The Eisenhower Matrix: Alat Produktivitas Yang Efektif

Pada dasarnya The Eisenhower Matrix hampir memiliki konsep yang sama dengan GTD yakni mencari prioritas pekerjaan dan menyelesaikannya terlebih dahulu. Sehingga kita bisa lebih fokus mengerjakan tugas-tugas vital dibandingkan hal remeh temeh lainnya.

Salah satu kelemahan manusia adalah mudah terdistraksi pada hal-hal yang kurang utama. Sehingga kita lebih banyak menghabiskan waktu untuk melakukan hal-hal yang kurang penting. Salah satunya kegemaran kita dalam bersosial media yang berlebihan seperti misalnya terlalu sibuk menghabiskan waktu untuk mengomentari hal-hal yang kurang penting.

Dan dampak dari kebiasaan ini adalah membuat kita menjadi overthinking oleh masalah yang tidak seharusnya menjadi prioritas utama. Misalnya saja tanpa kita sadari kita terbawa arus pada suatu kasus selebriti. Saking melekatnya kasus tersebut dalam pikiran kira tanpa sadar kita membawa persoalan tersebut ke dunia nyata. Sehingga kita seringkali berargumentasi dengan orang lain hanya karena kita membela atau mencemooh artis yang sama sekali tidak memberikan feedback secara langsung dalam kehidupan kita.

Padahal, jika kita telaah secara lanjut, ada bagian kehidupan kita yang membutuhkan perbaikan dan perhatian khusus sehingga kualitas hidup kita menjadi lebih baik. Namun karena pikiran kita dibajak oleh kepentingan dan masalah yang tidak penting, maka permasalahan kita sendiri justru terbengkalai. Dampaknya, kita menjadi stress dan depresi tanpa kita sadari.

Di sinilah peran suatu metode untuk membantu kita mendapatkan skala prioritas menjadi sangat penting. Sehingga membuat kita bisa lebih fokus dalam mengambil keputusan atau menyelesaikan permasalahan yang ada.

Apa itu The Eisenhower Matrix?

The Eisenhower Matrix adalah cara untuk mengorganisir tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya (prioritas), sehingga Kita dapat mengatur alur kerja dengan efisien. Ide ini berasal dari Dwight D. Eisenhower, Presiden Amerika Serikat ke-34 dan Jenderal Bintang Lima selama Perang Dunia II.

Dalam pidato tahun 1954, mengutip Eisenhower, seorang Presiden yang mengatakan,

"Saya memiliki dua jenis masalah, yaitu yang urgent dan yang important. Yang urgent bukanlah yang penting, dan yang penting tidak pernah urgent." Stephen Covey, penulis buku "The 7 Habits of Highly Effective People," mengambil kata-kata Eisenhower dan mengembangkannya menjadi alat manajemen tugas yang sekarang dikenal sebagai The Eisenhower Matrix.

Cara Kerja The Eisenhower Matrix

Matriks ini juga dikenal dengan sebutan time management matrix, Eisenhower Box, dan urgent-important matrix. Dengan matriks ini, Kita dapat membagi tugas-tugas Kita menjadi empat kategori :

1. Urgent dan Penting >> Tugas-tugas ini memerlukan perhatian segera. Mereka harus dikerjakan sekarang, dan ada konsekuensi yang jelas jika Kita tidak menyelesaikannya dalam batas waktu tertentu. Ini adalah tugas-tugas yang tidak dapat dihindari.
2. Penting tapi Tidak Urgent >> Tugas-tugas ini memiliki dampak jangka panjang, tetapi tidak memerlukan tindakan segera. Kita dapat menjadwalkan waktu untuk mengerjakannya dengan lebih bijaksana.
3. Urgent tapi Tidak Penting >> Tugas-tugas ini mungkin mendesak, tetapi sebenarnya tidak memiliki dampak besar. Pertimbangkan untuk mendele-gasikan tugas-tugas ini kepada orang lain.
4. Tidak Urgent dan Tidak Penting >> Tugas-tugas ini sebaiknya dihindari atau dihapus. Mereka tidak memberikan nilai tambah yang signifikan.

Tips Menggunakan The Eisenhower Matrix

Berikut adalah beberapa tips untuk menggunakan The Eisenhower Matrix secara efektif:

• Buat Template Matriks Eisenhower :
• Buat tabel atau kotak dengan empat kuadran sesuai dengan kategori tugas.
• Tuliskan tugas-tugas Kita ke dalam kuadran yang sesuai.
• Pahami Perbedaan antara Urgent dan Penting :
• Urgent berarti harus dikerjakan segera.
• Penting berarti memiliki dampak jangka panjang.
• Jangan Menunda Tugas Penting :
• Prioritaskan tugas-tugas yang penting, bahkan jika mereka tidak terasa mendesak.
• Jangan biarkan tugas-tugas penting menjadi urgensi di kemudian hari.
• Delegasikan Tugas yang Bisa Didelegasikan :
• Jika ada tugas yang bisa dilakukan oleh orang lain, serahkan dengan percaya diri.
• Ini akan membantu Kita fokus pada tugas-tugas yang hanya Kita bisa kerjakan.

Ingatlah bahwa The Eisenhower Matrix bukan hanya tentang alat yang Kita pilih, tetapi juga tentang kebiasaan yang Kita terapkan setiap hari. Dengan menggunakan matriks ini, Kita dapat meningkatkan produktivitas dan mengelola tugas dengan lebih efisien! 

Contoh Penerapan

Urgent + Penting	Penting + Tidak Urgent	Urgent tapi tidak penting	Tidak Urgent + Tidak penting
Mensetup Blog	Mengoptimasi SEO	Personalisasi Blog	Memasang Widget
Menyewa Domain	Mempercantik Template Blog	Mengurus perpanjangan domain
Memasarkan Blog

The Eisenhower Matrix adalah alat manajemen tugas yang membantu kita mengatur dan memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya. Mari kita lihat beberapa contoh tugas yang dapat ditempatkan dalam setiap kuadran matriks Eisenhower:

Kuadran I: Urgent dan Penting (Do) :

Tugas-tugas yang memerlukan perhatian segera dan memiliki dampak besar. Misalnya saya sebagai seorang blogger, tentu hal penting dan utama yang harus saya pikirkan adalah mengoptimasi blog. Karena bagaimana pun meski saya memiliki kemampuan menulis luar biasa, namun tidak dilengkapi dengan pengetahuan dan tata cara mengoptimasi sebuah blog tentu saja karya tulis yang saya sajikan tidak akan dikenal oleh orang lain. Sehingga feedbacknya pun tidak maksimal.

Kita harus memahami bahwa menjadi seorang penulis dan blogger meski sama-sama mengandalkan kemampuan kecerdasan linguistik tetapi memiliki konsep dan tata cara yang berbeda. Sebagai blogger, kita tidak boleh hanya puas dengan kemampuan menulis saja tetapi juga memiliki dasar pengetahuan tentang tata cara membuat dan mengelola blog. Contoh :

• Mensetup Blog >> Mensetup Blog bagi seorang blogger menjadi pekerjaan yang prioritas dan penting dalam jangka panjang. Karena tulisan kita hanya akan dikenal oleh orang lain apabila kita bisa membuat rumah yang mudah dicari, dikenali dan diakses oleh pengunjung.
• Menyewa Domain >> Domain bagi seorang blogger adalah alamat rumah yang bisa mengantarkan pengunjung ke tempat tinggal kita. Dengan adanya domain, kelak pengunjung akan bisa mendatangi blog kita dan menemukan artikel-artikel yang telah kita susun.
• Memasarkan Blog >> Ketika kita sudah punya rumah dan alamat namun tidak pernah kita beritahukan kepada orang lain, tentu saja tidak akan ada orang yang mengunjungi. Dan di sinilah kemampuan kita mengenalkan dan memasarkan blog dengan berbagai macam teknik dibutuhkan.

Kuadran II: Penting tapi Tidak Urgent (Schedule)

Tugas-tugas yang memiliki dampak jangka panjang, tetapi tidak memerlukan tindakan segera. Masih dengan contoh tentang seorang blogger yang membuat skala prioritas, kita akan coba mengelompokkan apa saja yang masuk dalam kuadra ke 2 ini :

• Mengoptimasi SEO >> SEO adalah sebuah ilmu optimasi yang penting dan signifikan bagi seorang blogger. Meski begitu, ilmu ini tidak termasuk urgent karena membutuhkan jangka panjang untuk bisa menilai dan mengevaluasi kinerjanya. Akan tetapi ilmu ini masuk dalam kategori penting karena bisa mempengaruhi performa blog apabila tidak diperhatikan.
• Mempercantik Template Blog >> Membuat blog yang bermanfaat dan nampak cantik membutuhkan trial and error. Template memang penting dan memiliki pengaruh yang vital bagi pengunjung yang datang. Tetapi hal ini akan kita pelajari secara perlahan. Karena di atas penampilan yang cantik, kita harus memikirkan faktor corenya. Seperti kecepatan akses, kemudahan akses, konten yang berkualitas dan lain-lain.

Kuadran III: Urgent tapi Tidak Penting (Delegate)

Tugas-tugas yang mendesak, tetapi memiliki dampak rendah. Misalnya saja tentang bagaimana pengaruh template terhadap performa blog. Contoh :

• Personalisasi Blog >> Untuk kasus tertentu, terkadang kita membutuhkan teknik-teknik penempatan meta tag dalam tubuh template yang mempengaruhi kecepatan dan optimasi blog. Ada kalanya kita membutuhkan orang lain yang lebih memahami persoalan ini untuk membantu mengatasi masalahnya. sehingga kita tidak menghabiskan waktu berkutat dengan kode html yang bagi sebagian dari kita terasa sangat rumit.

Mengurus perpanjangan Domain. Sebagian orang meminta bantuan pihak ketiga untuk mengurus aktivitas administrasi mereka. Salah satu contohnya ketika ingin menyewa atau memperpanjang domain.

Kuadran IV: Tidak Urgent dan Tidak Penting (Delete)**:

Tugas-tugas yang tidak memberikan nilai tambah yang signifikan. Ada sebagian widget dalam dunia perbloggingan yang penting dan menambah nilai tersendiri. Namun ada juga yang gak begitu penting dan sebaiknya kita hapus saja. Contoh:

• Sebagian widget memang sangat penting untuk blog kita seperti misalnya : Profil Blog, Kategori, About Me dan lain sebagainya.
• Namun ada juga widget yang tidak terlalu penting tapi berdampak juga, misalnya Feed Social Media. Di mana akan mempengaruhi kredibilitas Blog kita.
• Pun ada widget yang gak penting sama sekali dan lebih baik kita hapus. Misalnya animasi tulisan atau lagu ketika blog kita dibuka oleh pengunjung.

Bagaimana menurut kalian ? Sulit tidak metodenya ? Cara ini bisa kita terapkan dalam bullet journal juga loh ! Ingatlah bahwa The Eisenhower Matrix membantu kita fokus pada tugas-tugas yang benar-benar penting dan menghindari prokrastinasi. 

Dengan menggunakan matriks ini, kita dapat mengelola waktu dan energi dengan lebih efisien! Namun sebelum itu kita harus benar-benar memahami apa yang penting dan urgent dalam projek yang sedang kita kerjakan. Kunci utama kesuksesan metode ini adalah KONSISTENSI ! Selamat Mencoba !

Referensi diakses pada 2 Februari 2024

1. 60 Eisenhower Matrix Examples & Ideas (2024) - Helpful Professor. https://helpfulprofessor.com/eisenhower-matrix-examples/.
2. Eisenhower Matrix Templates | Smartsheet. https://www.smartsheet.com/content/eisenhower-matrix-templates.
3. How to use the Eisenhower matrix to prioritize your work. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365-life-hacks/organization/how-to-use-the-eisenhower-matrix.
4. Eisenhower Matrix: How to prioritize tasks (examples, template). https://blog.logrocket.com/product-management/eisenhower-matrix-prioritize-tasks-examples-template/.
5. The Eisenhower Matrix: How to prioritize your to-do list - Asana. https://asana.com/resources/eisenhower-matrix.
6. The Eisenhower Matrix: Introduction & 3-Minute Video Tutorial. https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/.
7. What Is the Eisenhower Matrix? Definition, Tasks and Tips. https://www.indeed.com/career-advice/career-development/eisenhower-matrix.